〜クリニック経営相談・開業準備相談〜
　　　まえやまだ純商店

今、『WEB予約システム』が必要な要因として、下記3つがあがります。

①通院スタイルの変化
コロナ禍以降、予約をして通院することが当たり前になりました。
また、待合室で順番を待つこともストレスと感じる患者が多くなりました。

②業務効率化
予約取得、キャンセルの電話対応で他の業務に割ける時間が減り、受付業務が逼迫。
スタッフの離職や関係悪化の要因を防止。

③経営の安定化
やみくもに患者を増やすことは、スタッフに負荷がかかり不安定になることも。
競合医療機関が多い場合には、診療内容と1日の想定患者数をしっかりと想定し、1日の予約枠をいかに効率よく埋めて、どう運営していくかが経営安定の『カギ』を握ります。

予約枠について4つに分類できます。

①順番予約
当日の診察順番のみを管理する方法
シンプルな運用で導入しやすい。
その反面、待ち時間が読めない、順番前後の管理が難しい。（→属人化しやすい）

②時間指定予約
ピンポイントの時間指定（⚪︎⚪︎時⚪︎⚪︎分）で予約を取る方法
　・時間が決まっている検査・施術などに向いている
　・時間がずれ込むとクレームになりやすい

③時間（帯）予約
30分で5人などの時間帯：人数で管理する方法
ほとんどの診療科出運用している方法
予約に加え、直来患者や遅刻患者の管理もしやすい
院内ルールを明確にしないと混乱しやすい

④併用予約
順番＋時間帯や、時間指定＋時間帯など、診療内容や施術メニューによって、複数の管理方法を併用する方法

①行う診療行為と所要時間の洗い出し
・診察、検査、健康診断、自費施術などのメニューの洗い出し
・各メニューの1コマの時間の洗い出し

②導線と予約枠の組み合わせを考える
・同一導線上で動く診療行為か、並行する診療行為か
・並行して動く医師や看護師、施術担当の人数
・それぞれが順番管理と時間管理の向き不向きを考える

◎1日の診療時間をいかに効率よく埋められるか
・1日約8時間の診療時間（コマ数）をいかに埋めるか
→さらに深掘りすると、高単価の予約で埋められるか
☆予約管理は収益に直結するため、患者さん及びスタッフ導線、管理方法、メーカーを慎重に選定する必要があります。

【新規開業の場合】
◼️診療行為と所要時間の整理
・同一導線上で流れる行為？
・並行する導線で流れる行為？　　　それらの所要時間は？

◼️予約の管理方法を想定
・時間帯？時間？併用？　ベストな『時間枠』管理を検討
・大枠でマッチしそうなメーカーを選定

◼️メーカープレゼン
・メーカーのデモは診療内容を伝え、管理方法や導線をしっかり提案してくれるかが大事。

【既存クリニックの場合】
◼️課題と目的の整理
・患者の利便性向上？　スタッフの負担軽減？→優先順位を明確にする
・ボトルネックはどこなのかを明確化

◼️予約の管理方法を想定
・課題解決に必要な導線や機能は？
・大枠でマッチしたメーカーを選定する

◼️メーカープレゼン
・メーカーのデモは診療内容を伝え、管理方法や導線をしっかり提案してくれるかが大事。

◼️バッファ機能
外部に表示されない枠を設定する機能
　直来、遅刻など、患者の差込みをルール化と可視化することで業務負担を軽減
→スタッフ業務負担軽減

◼️連鎖予約機能
人、モノ、部屋の空き枠調整機能
　検査や施術で関連する『人』『機材』『部屋』の空きをシステムが判断する
→スタッフ業務負担軽減

◼️ログイン前の空き枠確認
ログインなしで空き枠が見れる機能
　ホームページからすぐに空き枠が見れることで新規の予約率を上げる
→患者体験（PX）の向上

◼️家族予約機能
同時受診する家族分の予約をとる機能
　兄弟もしくは親子同時受診する予約時に家族を呼び出し2人分の予約を取れる機能
→患者体験（PX）の向上

◼️CRM機能
患者管理機能
　特定条件の患者を抽出しメッセージ配信を行うなど患者情報の活用ができる機能
→経営支援、患者体験（PX）の向上

◼️複数枠の一括表示
複数の予約枠を一画面で表示する機能
　複数の診察室や時間+順番など、複数の枠を一画面で表示し、全体管理ができる
→スタッフ業務負担軽減

◼️予約管理は『収支』と『人』に直結する


◼️先にメーカーや機能比較に走らない
→まず、クリニック全体を俯瞰し、何が課題なのかを言語化すること

◼️要望実現度とコスト比較（＝本当のコスパ）

※下記の記事も併せてご覧いただき、理解を深めていただければ、幸いです。
『持続可能な経営』を行うための医療DX