Q. スタッフが退職したとき、すぐに採用活動を始めるべきでしょうか？
スタッフから退職の申し出があったとき、多くの院長先生が最初に考えるのは、「次の人を探さなければ」ということかもしれません。
受付スタッフが辞める。看護師が辞める。常勤スタッフが退職する。そうなると、来月のシフト、診療中の受付対応、電話対応、会計、検査補助など、目の前の運営に一気に不安が出てきます。
そのため、すぐに求人を出すという判断は自然です。ただし、退職が起きたタイミングは、単なる欠員補充だけでなく、「今の業務の組み方を見直す機会」でもあります。
この記事では、スタッフが退職したときに、すぐ採用活動へ進む前に確認しておきたい視点を整理します。
A. 採用活動の前に、まず「本当に人が足りないのか」を整理することが大切です
スタッフが退職すると、どうしても「同じ職種を、同じ人数で補充する」という考えになりやすくなります。
受付が辞めたから受付を募集する。看護師が辞めたから看護師を募集する。もちろん、それが必要な場合もあります。
しかし、実際には人が足りないのではなく、業務の偏り、患者導線の詰まり、システム活用不足、役割分担の曖昧さが原因になっていることもあります。
その状態のまま採用しても、新しく入ったスタッフに負担が集中し、「思っていた仕事と違った」「現場が忙しすぎる」となり、早期退職につながる可能性もあります。
1. まずは業務を洗い出す
最初に確認したいのは、退職するスタッフが実際に担っていた業務です。
- 受付対応
- 電話対応
- 会計
- 予約変更
- 問診案内
- 検査案内
- レセプト補助
- ワクチン予約
- 物品管理
- 院内清掃や掲示物管理
「受付スタッフ」と一言でいっても、実際には多くの業務を抱えていることがあります。まずは、何を、誰が、どのタイミングで行っているのかを見える化することが重要です。
業務を洗い出すことで、補充すべき業務と、見直せる業務が分かれてきます。
2. 既存スタッフの業務負担を確認する
次に確認したいのは、既存スタッフの業務負担です。
退職者が出たとき、院長先生は「人が1人減る」と考えがちです。しかし、現場ではすでに特定のスタッフに業務が集中していることがあります。
- ベテランスタッフだけが電話対応を抱えていないか
- 新人スタッフに説明しづらい業務が残っていないか
- 受付と看護師の役割分担が曖昧になっていないか
- 院長に確認しないと進まない業務が多すぎないか
この確認をせずに採用活動を始めると、求人票では「受付募集」と書いていても、実際には電話、予約、会計、患者対応、院内調整まで幅広く任せることになり、入職後のギャップが生まれやすくなります。
3. 業務フローと患者導線を確認する
人手不足に見えている問題が、実は業務フローや患者導線の問題であることもあります。
例えば、受付が忙しい原因が「スタッフ数が少ないこと」ではなく、電話問い合わせの集中、予約変更の多さ、問診票の記入漏れ、会計待ちの滞留にある場合もあります。
- 患者さんはどこで待っているのか
- 受付で何が滞留しているのか
- 電話が集中する時間帯はいつか
- 予約・問診・会計の流れに無理はないか
- スタッフが同じ説明を何度も繰り返していないか
こうした点を確認すると、採用よりも先に、予約運用の見直し、WEB問診の活用、自動音声案内、FAQ整備、掲示物やホームページの改善で負担を減らせる場合があります。
つまり、必要なのは単なる人員補充ではなく、患者さんの流れとスタッフの動きを合わせて見直すことです。
4. 採用コストとシステム投資を比較する
採用には、求人広告費や紹介会社への手数料だけでなく、採用後の人件費も発生します。
- 給与
- 賞与
- 社会保険料
- 制服や備品
- システムアカウントや端末
- 早期退職した場合の再採用コスト
また、近年はベースアップ評価料など、人件費や処遇改善に関する制度対応も経営上の検討事項になっています。新しく人を採用することは、単に月給分の負担が増えるだけではありません。
さらに見落としやすいのが、採用活動にかかる時間コストです。
- 求人票を作成する時間
- 応募者対応にかかる時間
- 面接や見学対応にかかる時間
- 入職手続きにかかる時間
- 教育・引き継ぎにかかる時間
- 入職後のフォローにかかる時間
これらは会計上の支出としては見えにくいものの、院長先生や既存スタッフの時間を確実に使います。特に小規模クリニックでは、採用活動そのものが現場の負担になることもあります。
一方で、予約システム、WEB問診、自動音声案内、キャッシュレス決済、AIを活用した文書作成補助などに投資することで、既存スタッフの負担を減らせる場合もあります。
もちろん、システムを入れればすべて解決するわけではありません。しかし、採用にかかる年間コストと、システム導入・運用にかかるコストを比較することは、クリニック経営上、重要な判断材料になります。
採用するか、システムを導入するか。 どちらが正しいという話ではありません。 重要なのは、それぞれにかかる費用と時間を比較した上で、 自院に合った方法を選ぶことです。
5. 整理すると、求人票もわかりやすくなる
業務の洗い出し、既存スタッフの負担確認、業務フローと患者導線の検証を行うと、採用しない選択肢が見えてくるだけではありません。
それでも採用が必要だと判断した場合にも、求人票の内容が具体的になります。
例えば、整理前の求人票では、「受付スタッフ募集」「医療事務募集」といった表現にとどまりがちです。
しかし、業務を整理した後であれば、「電話対応が中心なのか」「会計・受付が中心なのか」「予約管理を任せたいのか」「WEB問診や予約システムを活用しているのか」「未経験者でも対応しやすい業務設計になっているのか」といった点を、求職者に伝えやすくなります。
求職者にとっても、仕事内容が具体的な求人票の方が安心して応募しやすくなります。採用活動の前に整理することは、結果としてミスマッチを減らすことにもつながります。
まとめ：退職は、採用活動の前に業務を見直す機会でもある
スタッフが退職したとき、すぐに採用活動を始めること自体が間違いというわけではありません。
ただし、採用活動の前に、業務の洗い出し、既存スタッフの負担確認、業務フローと患者導線の検証、採用とシステム投資の比較を行うことで、判断の精度は高まります。
その結果、採用しない選択肢が見えることもあります。あるいは、採用が必要だと分かった場合でも、求人票の内容が具体的になり、求職者とのミスマッチを減らしやすくなります。
大切なのは、「辞めたから補充する」と反射的に考えるのではなく、今のクリニックに本当に必要なのは、人なのか、仕組みなのかを整理することです。
スタッフ退職後の対応を、一度整理したいと感じたときに
スタッフが退職したときは、「すぐ採用するべきか」「業務を見直すべきか」「システムで補える部分があるか」など、複数の判断が重なりやすくなります。
まえやまだ純商店では、採用の是非を一方的に決めるのではなく、業務・人員・患者導線・システム活用の状況を整理しながら、自院に合う次の一手を考えるお手伝いをしています。
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