Q. スタッフから退職の申し出があったとき、すぐに採用活動を始めるべきでしょうか？
スタッフから退職の申し出があると、「次の人を探さなければ」と考えるのは自然です。
受付スタッフや看護師が1名退職することになれば、来月のシフト、受付、電話、会計、検査、患者さんへの対応など、診療をどう維持するかを早急に考える必要があります。
現在の人員や業務量によっては、早めに採用活動を始めた方がよい場合もあります。
ただし、「受付が1名辞めるから、受付を1名採用する」と、そのまま考える必要があるとは限りません。
この記事の結論
まず確認したいのは、「何人足りなくなるか」だけではなく、「退職によって、どの業務・役割が不足するのか」です。
退職するスタッフが担っている業務を確認し、その業務が今後も必要なのか、減らせないか、今いるスタッフや今ある設備・システムで補えないかを確認します。
そのうえで人手が必要であれば採用活動へ進みます。その場合も「退職する人と同じ人」を探すのではなく、今後必要な役割から、職種・勤務時間・任せたい業務を考えることが大切です。
1. まずは診療を止めないための応急対応を決める
退職の申し出を受けた直後は、まず診療や院内業務を止めないための対応が必要です。
- 退職日までに引き継ぐ業務を確認する
- 一時的に他のスタッフへ分担できる業務を確認する
- 受付時間や予約枠を一時的に調整できるか検討する
- 院長が一時的に対応する業務を限定する
- 外部サービスなどで一時的に補える業務がないか確認する
ただし、残ったスタッフへすべての業務を上乗せしたり、院長が診療の合間に対応し続けたりする状態は長くは続きません。
目の前をしのぐ対応と、今後の通常運用は分けて考えることが大切です。
2. 「1人減る」ではなく、「何の業務・役割が抜けるのか」を確認する
受付スタッフが1名退職することになると、「受付が1名足りなくなる」と考えがちです。
ただ、実際に抜けるのは人数だけではありません。
- 受付・電話・会計
- 予約変更や問診案内
- レセプト補助や物品管理
- 患者さんへの説明
- 新人スタッフへの説明
- 院長と他スタッフとの調整
など、そのスタッフが担っていた複数の業務や役割が抜けます。
まずは職種名ではなく、実際に何を、どの時間帯に、どの程度担っているのかを確認します。
特にベテランスタッフの場合、新人への説明や院内調整など、業務一覧には表れにくい役割を担っていることもあります。
ここまで確認すると、本当に不足するものが「受付1名分」なのか、それとも特定の時間帯や業務、役割なのかが見えやすくなります。
3. その業務は、今後もすべて必要か確認する
業務を洗い出したら、すぐに「誰が引き継ぐか」を決めるのではなく、その業務を今後も同じ形で続ける必要があるか確認します。
- やめても支障が少ない業務はないか
- 頻度を減らせる業務はないか
- 同じ内容を重複して入力していないか
- 手順を簡素化できないか
- 患者さんへの案内方法を変えることで減らせないか
例えば、毎回口頭で説明している内容を、掲示物やホームページ、予約時の案内へ移すことで、スタッフの対応時間を減らせる場合があります。
「誰が引き継ぐか」だけではなく、「今後もこの仕事を続ける必要があるか」まで確認することが重要です。
4. 今ある人員・設備・システムで補えることを確認する
業務を見直した後は、新しい人員やシステムを増やす前に、今あるものを活かせないか確認します。
- 既存スタッフの役割分担を変えられないか
- 繁忙時間だけ業務を分けられないか
- 現在使っているシステムに未使用の機能がないか
- 予約・電話・会計などの運用を変えられないか
- 外部サービスへ任せた方がよい業務はないか
例えば、電話対応の負担が大きいのであれば、すぐ人を増やす前に、電話受付時間や案内方法を見直す選択肢もあります。
一方で、他のスタッフへ業務を移せばよいということでもありません。
一時的には対応できても、それが数か月続けば別のスタッフへ負担が集中することがあります。
今あるリソースで対応できるかと、無理なく続けられるかは分けて確認する必要があります。
また、退職手続き、労働条件、勤務時間、雇用契約など、労務・法律上の判断が必要な内容は、社会保険労務士や弁護士などの専門家へ確認します。
5. 採用が必要なら、「退職する人と同じ人」ではなく今後必要な役割から採用条件を考える
ここまで確認しても人員が必要であれば、採用活動へ進みます。
その際は、「受付スタッフが辞めるから受付スタッフ1名」と決めるのではなく、今後の体制で不足する役割から条件を考えます。
例えば、必要なのが常勤1名ではなく、午前中の電話・受付対応や、特定曜日の会計対応だと分かることもあります。
必要な業務が分かれば、次の内容も具体化できます。
- 必要な職種
- 勤務する曜日・時間帯
- 任せたい業務
- 必要な経験
- 既存スタッフとの役割分担
この整理は、求人票や面接にも活かせます。
仕事内容を具体的に伝えやすくなり、面接でも「何を確認するのか」が明確になります。
さらに入職後も、どの業務から覚えてもらうのか、誰が説明するのかを考えやすくなります。
採用前に業務や役割を整理することは、採用活動だけでなく、入職後の育成や役割分担にもつながります。
6. 早めに採用を始めるケースと、一度整理してからでもよいケース
早めに採用活動へ進んだ方がよいケース
- 退職後、診療に必要な業務を既存スタッフだけでは回せない
- 資格を持つ職種でなければ対応できない業務がある
- 既存スタッフの負担がすでに高い
- 予約枠や診療時間を大きく減らさなければ維持できない
- 必要な業務や勤務条件がすでに明確になっている
このような場合は、確認に時間をかけすぎず、必要な採用活動へ早めに進んだ方がよいでしょう。
一度整理してからでもよいケース
- 退職するスタッフが何を担っているのか全体像が分からない
- 今後も必要なのか分からない業務が多い
- 他のスタッフとの役割が重複している
- 電話や会計など、一部の業務だけが特に忙しい
- 本当に常勤1名が必要なのか判断できない
この場合は、求人を出す前に業務や役割を確認することで、必要な人材像が変わる可能性があります。
7. 退職理由は、今後に活かせる範囲で確認する
可能であれば、退職理由も確認します。
ただし、退職するスタッフを責めたり、原因を一つに決めたりすることが目的ではありません。
家庭の事情や転居など、クリニック側では変えられない理由もあります。
一方で、業務の集中、役割分担の曖昧さ、入職前との仕事内容の違い、教育不足などが背景にあれば、次の採用や院内運用を見直す材料になります。
大切なのは、同じ負担や認識のずれを残したまま、次の採用へ進んでいないかを確認することです。
まとめ：退職する人の「代わり」を探す前に、今後必要な業務と役割を確認する
スタッフから退職の申し出があったとき、すぐに採用活動を始めること自体が間違いというわけではありません。
現在の診療体制や業務量によっては、早めに人員を確保した方がよい場合もあります。
ただし、「1人辞めるから1人補充する」ではなく、まず何の業務・役割が不足するのかを確認することが大切です。
- その業務は今後も必要か
- 減らす、やめる、簡素化できないか
- 今ある人員・設備・システムで補えないか
- 既存スタッフへ負担が偏らないか
- それでも人手が必要なら、どの役割を任せたいか
ここまで確認すると、「受付1名を補充する」という人数だけの判断ではなく、今後の運営に必要な職種、勤務時間、役割から採用条件を考えやすくなります。
また、整理した内容は求人票や面接だけでなく、入職後の育成や役割分担にも活用できます。
自院では本当に採用が必要なのか、一度整理したいときに
「人を増やす必要があるのか」「何から見直せばよいのか」「採用するとしても、どのような役割を募集すればよいのか」と判断しにくいことがあります。
無料相談では、現在の状況やこれまでの経緯、退職後に不足する業務、既存スタッフの負担などを伺い、次に何を確認し、どう進めるとよいかを一緒に整理します。
院内で進められそうであればその方向を、他の専門家・事業者へ確認した方がよい場合はその方向も含めて考えます。私が関わることで判断や行動を進めやすくなる場合には、必要に応じて支援内容をご案内します。
まずは現在の状況を確認するところから
相談内容がまとまっていない段階でも構いません。
無料相談は、有料支援の利用を前提とした面談ではありません。
支援内容や料金を先に確認したい方は、 経営相談の内容・流れ・料金 をご覧ください。
