スタッフが退職したとき、すぐ採用する前に院長と整理したこと【相談事例】
スタッフから突然、退職や休職の申し出があると、多くの院長は「すぐに求人を出さなければ」と考えます。
もちろん、採用が必要になる場合もあります。
ただ、退職したスタッフと同じ条件で一人を補充すれば、必ず解決するとは限りません。
まずは、直近の診療を止めないために必要な対応と、数か月先も院長やスタッフが無理なく続けられる体制を分けて考える必要があります。
この記事では、スタッフの退職・休職をきっかけに、採用活動へ進む前に院長と確認したことを相談事例としてご紹介します。
※この記事は、実際の相談経験をもとに、守秘義務に配慮し、個人や医療機関が特定されないよう、一部の状況や表現を変更して再構成しています。
先にお伝えしたいこと
スタッフの退職・休職が分かったときは、採用活動を止めて考え続けるのではありません。
まず、退職までの期間と現在の診療体制を確認し、人が減ることで影響が出る業務や負担が集中する時間帯を把握します。
そのうえで、一時的な対応と、今後も続けられる体制を分け、それでも不足する役割を採用条件へ落とし込んでいきます。
目次
今回、院長と確認した順番
- 退職・休職までの期間と、現在の診療体制
- 人が減ることで影響が出る業務と、負担が集中する時間帯
- 直近の診療を維持するための応急対応
- 今後も続けられる業務や体制
- 採用する場合に必要となる役割
相談内容｜スタッフの退職・休職で人手不足になりそうだった
ある院長から、スタッフ体制について相談を受けました。
「スタッフから産休の相談がありました。」
「もう一人のスタッフも、将来的には退職を考えているようです。」
「このままだと人手が足りなくなるかもしれません。」
「すぐに求人を出した方がよいでしょうか。」
少人数で運営しているクリニックでは、一人の退職や休職が診療体制へ与える影響は小さくありません。
受付、会計、電話対応、診療補助、書類作成、レセプト業務など、多くの業務を限られた人数で担っているためです。
院長が迷っていたのは、「一人採用すれば解決するのか」ということだけではありませんでした。
- 残るスタッフへどの程度負担がかかるのか
- 診療や患者さんへ影響はないのか
- 求人を出しても採用できるのか
- 急いで採用して再びミスマッチにならないか
- 現在の体制を、このまま続けてよいのか
診療を続けながら、これらを同時に考えなければならず、「何から判断すればよいのか分からない」という状態になっていました。
そこで今回の相談では、求人媒体や採用条件を考える前に、まず現在の状況と影響範囲を確認することから始めました。
確認したこと1｜いつから、どの業務に影響が出るのか
最初に確認したのは、退職・休職までの期間と、人が減ることでどの業務へ影響が出るのかです。
いつから勤務できなくなるのか、引き継ぎ期間をどれくらい確保できるのかを確認しました。
受付・会計・電話対応・診療補助・書類作成など、誰が何を担当しているのかを整理しました。
一日中不足するのか、それとも特定の曜日や時間帯だけ負担が集中するのかを切り分けました。
資格職でなければ対応できない業務なのか、役割分担を見直せる業務なのかを確認しました。
「人が足りない」と感じていても、実際に困る場所はクリニックごとに異なります。
どこで本当に影響が出るのかを分けて確認することで、フルタイム採用が必要なのか、特定の時間帯だけ補えばよいのかなど、現実的な選択肢を比較しやすくなります。
ここで大切にしたこと
「人が一人減る」という事実だけではなく、「いつ・どこで・どの業務に影響が出るのか」まで具体的に確認することから始めました。
確認したこと2｜直近の診療をどう止めないか
次に確認したのは、採用するかどうかを決める前に、退職・休職までの期間をどのようにつなぐかです。
採用活動には一定の時間がかかります。
仮に採用できても、入職時期や教育期間を考えると、求人を出しただけでは直近の人手不足を解消できないこともあります。
そこで、まずは応急対応として次の内容を確認しました。
- 既存スタッフの勤務日や勤務時間を一時的に調整できるか
- 優先順位の低い業務を一時的に減らせないか
- 院内で役割分担を見直せるか
- 院外へ任せられる業務はないか
- 患者さんが集中する時間帯だけ補えないか
ただし、残るスタッフの善意や残業だけで乗り切る方法は、長く続けられる運営にはなりません。
応急対応は、あくまでも直近の診療を止めないための対応です。
そのため、「いつまで続けるのか」「どのタイミングで体制を見直すのか」もあわせて確認しました。
応急対応と、その後の体制は分けて考えます。
- 目の前の対応
退職・休職までの期間と、採用までの空白をどう乗り切るか - 今後の運営
現在の業務や体制を、そのまま続ける必要があるのか
確認したこと3｜今の業務と体制を、そのまま続ける必要があるか
直近の診療体制を確認した後は、数か月先も無理なく続けられる運営について考えました。
人が減ると、「これまでと同じ業務を、残ったスタッフでどう回すか」と考えがちです。
しかし、退職したスタッフと同じ勤務条件で一人を補充することが、自院にとって最も適した方法とは限りません。
そこで今回の相談では、現在の業務をそのまま前提にせず、次の内容を確認しました。
- 手順を簡略化できる業務はないか
- 実施頻度を見直せる業務はないか
- 特定のスタッフへ業務が集中していないか
- 院内で役割分担を見直せないか
- 院外へ任せられる業務はないか
- 予約や受付の流れを見直すことで負担を減らせないか
例えば、電話対応が特定の時間帯へ集中しているのであれば、その時間帯だけ人員を補うという方法も考えられます。
また、受付や予約の流れを見直すことで、スタッフを増やさなくても対応しやすくなることがあります。
一方で、新しいシステムや外部サービスを導入しても、入力や確認作業が増え、かえって負担が大きくなる場合もあります。
そのため、機能や価格だけではなく、現在の業務がどのように変わるのか、院長やスタッフが無理なく続けられる運用になるのかまで確認しました。
ここで確認したこと
- 現在の業務を、そのまま続ける必要があるのか
- 業務の持ち方を変えられないか
- 数か月先も続けられる運営になるか
確認したこと4｜採用するなら、何を担ってもらう人なのか
業務や体制を見直した結果、それでも採用が必要になる場合もあります。
そのときに大切なのは、「一人辞めるから一人採用する」と人数だけで考えないことです。
今回の相談では、次に採用する人へどの役割を担ってもらうのかを具体的に確認しました。
- 受付・会計を中心に担当してもらうのか
- 電話対応を補ってもらうのか
- 診療補助まで担当してもらうのか
- 午前・午後のどちらを厚くしたいのか
- 特定の曜日だけ人員を補いたいのか
- 既存スタッフのどの負担を軽くしたいのか
ここが曖昧なまま求人を出すと、求人票も抽象的になりやすく、「思っていた仕事内容と違う」というミスマッチにつながることがあります。
採用条件を考える前に、「何を担ってもらう人なのか」を言葉にすることで、募集内容も整理しやすくなります。
人数ではなく、役割を確認することが大切です。
「一人採用するかどうか」ではなく、「何を任せたいのか」「どの負担を軽くしたいのか」を整理してから採用活動へ進むことで、自院に合った募集内容を考えやすくなります。
院長と比較した選択肢
今回の相談では、最初から一つの結論を出すのではなく、複数の選択肢を比較しました。
現在の体制を維持しやすい一方、業務の持ち方もそのまま残る可能性があります。
負担が集中する時間帯を補えますが、それ以外の時間帯や業務を誰が担当するかを確認する必要があります。
必要な役割を整理できますが、院内での調整やスタッフへの説明が必要になります。
採用を急がずに済みますが、既存スタッフへの負担が長引かないよう、判断する時期を決めておく必要があります。
どの方法にもメリットと懸念点があります。
また、採用市場や退職時期、現在のスタッフ体制によって、現実的に選べる方法も変わります。
そのため、「一般的にはどれが正しいか」ではなく、自院では何を優先するのかという判断基準を確認しながら比較しました。
この相談で大切にした考え方
- 人数ではなく役割を見る
- 応急対応と、その後の運営を分けて考える
- 現在の業務を変えない前提で採用を考えない
- 複数の選択肢を比較してから判断する
スタッフへ説明する前に、院長自身の考えを整理する
スタッフの退職や休職が決まると、残るスタッフも「これからどうなるのだろう」「自分たちの負担が増えるのではないか」と不安を感じることがあります。
そのため、採用や体制変更について院内へ伝える前に、院長自身が考えを整理しておくことも大切です。
今回の相談では、次の内容を一つずつ確認しました。
- 退職・休職までの期間をどのように乗り切るのか
- 既存スタッフへ、どこまで協力をお願いするのか
- 応急対応は、いつまで続ける予定なのか
- 採用するかどうかを、いつ頃判断するのか
- 業務や役割分担を、どのように見直すのか
採用をすぐに決めないことが、「何もしない」「残るスタッフだけで頑張ってもらう」という意味に受け取られないようにすることも重要です。
院長自身が「今は何を優先し、何を確認してから判断するのか」を整理できていると、スタッフへも説明しやすくなります。
院長自身が整理しておきたいこと
- 今決めること
- 確認してから決めること
- スタッフへ説明する内容
- 患者さんへの影響を減らす方法
この相談で、次に行うことを決めた
今回の相談では、「採用する」「採用しない」という結論だけを出すことを目的にはしませんでした。
まず、何を確認し、どの順番で判断するのかを整理しました。
次に行うこととして確認した内容
- 退職・休職までの期間と引き継ぎ内容を確認する
- 曜日・時間帯ごとの業務量を整理する
- 既存スタッフへお願いできる範囲を確認する
- 院内で見直せる業務と、院外へ任せられる業務を分ける
- 採用する場合に必要な役割を整理する
- 体制を再度確認する時期を決める
この段階で、採用するかどうかをすべて決める必要はありません。
「今決めること」と「確認してから決めること」を分けることで、院長がすべての問題を一度に抱え込まずに済みます。
整理すること自体が目的ではありません。
前提や判断基準を明らかにすることで、「今すぐ採用する」「業務を見直してから採用する」「一定期間は応急対応でつなぐ」など、自院として複数の選択肢を比較しながら判断しやすくなります。
また、何を理由にその方向を選んだのかが整理されるため、スタッフや関係者へも説明しやすくなります。
その結果、求人媒体や採用条件を調べ続ける時間や、迷い続ける時間を減らし、診療や現在働いているスタッフへ意識を戻しやすくなることがあります。
まとめ｜欠員を埋める前に、必要な役割を確認する
スタッフから退職や休職の申し出があったとき、院長が不安になり、「すぐ求人を出さなければ」と考えるのは自然なことです。
もちろん、採用活動を早めに始めた方がよい場合もあります。
一方で、退職したスタッフと同じ条件で一人を補充することが、自院にとって最もよい選択とは限りません。
まずは、退職・休職までの期間、影響が出る業務、負担が集中する時間帯を確認します。
そのうえで、直近の診療を止めないための応急対応と、院長やスタッフが数か月先も無理なく続けられる体制を分けて考えます。
採用が必要であれば、人数を補うのではなく、「どの役割を担ってもらう人なのか」を整理したうえで求人へ進む方が、自院に合った採用につながりやすくなります。
退職という出来事は、現在の体制や業務の持ち方を見直すきっかけにもなります。
すぐに結論を出すのではなく、今確認することと、あとで決めることを分けることで、自院として次の一手を判断しやすくなります。
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状況確認面談では、 現在の状況やこれまでの経緯を伺い、 どのような論点を整理する必要がありそうか、 まえやまだ純商店がお役に立てそうかを一緒に確認します。
必要に応じて、 現状・背景・論点・判断基準・選択肢・優先順位を整理する 経営整理サポート をご案内しています。
※状況確認面談は、現在の状況や相談内容を確認するための面談です。採用代行や求人作成代行、院長に代わる意思決定を行うものではありません。
