医療事務・受付の応募が来ないとき、何から見直す？｜クリニック採用の確認ポイント

まず「採用のどこで止まっているか」を分ける

「採用できない」を一つの問題として考えると、給与、求人媒体、求人票、面接などを同時に変えたくなります。

しかし、採用活動はいくつかの段階に分かれています。

どの段階で止まっているかによって、次に確認することは変わります。

求人が見られているかを確認する

応募がないときは、まず求人情報が求職者へ届いているかを確認します。

利用している求人サービスで確認できる場合は、次のような数字を見ます。

• 求人の表示回数
• 詳細ページの閲覧数
• 応募数
• どの求人媒体から見られているか

表示自体が少なければ、求人票の文章だけを書き直しても、状況が変わらない可能性があります。

一方、一定数見られているにもかかわらず応募されていない場合は、条件や仕事内容、求人票で伝えている情報を確認します。

求人媒体や紹介会社を増やす前に確認する

応募が来ないと、別の求人媒体を追加したり、紹介会社へ依頼したりすることも選択肢になります。

ただし、現在の求人が見られているにもかかわらず応募されていないのであれば、媒体を増やすだけでは同じ状態が続くことがあります。

「届いていない」のか、「届いているが選ばれていない」のかを分けてから、次の手段を考えます。

見られているのに応募が来ないときに確認すること

求人が一定数見られている場合は、応募者の立場から「応募を判断できる情報になっているか」を確認します。

給与・勤務条件

給与だけでなく、勤務時間、曜日、シフト、残業、休憩、通勤などを含めて確認します。

• 地域のほかの求人と大きな差がないか
• 勤務日数や時間帯が分かりやすいか
• 残業や休憩の実際の運用が伝わるか
• パート勤務の場合、どの時間帯を必要としているか明確か

条件を上げれば必ず応募が増えるということではありません。

一方で、求職者が生活との両立を判断できない条件では、仕事内容に関心があっても応募しにくくなります。

何を任せたいのか

「医療事務募集」「受付スタッフ募集」だけでは、実際に何を任されるのか分からないことがあります。

• 受付・会計が中心なのか
• 電話や予約変更も担当するのか
• レセプトを担当するのか
• 診療補助を行うことがあるのか
• どこまで本人が判断するのか

任せたい役割が曖昧だと、院長自身も「どのような人を採用したいのか」を整理しにくくなります。

求人票を書く前の採用目的や役割については、クリニックの求人票を書く前に整理したいこと｜採用目的・役割・伝える情報で詳しく整理しています。

抽象的な求人票になっていないか

例えば、

• アットホームな職場
• 働きやすい環境
• 未経験歓迎
• 残業ほぼなし

といった表現だけでは、実際の働き方までは分かりません。

「誰に相談するのか」「どの業務を担当するのか」「未経験の場合は誰が教えるのか」「残業は通常どの程度なのか」など、応募者が自分の働く姿を判断できる情報へ具体化します。

応募はあるのに採用まで進まないとき

応募数だけを見ると、「もっと応募を増やさなければ」と考えやすくなります。

しかし、応募が一定数あるのであれば、求人の入口よりも、その後の採用プロセスを確認した方がよいことがあります。

どのような人を採用するのか決められているか

応募者を見てから「良さそうな人を選ぶ」状態では、面接ごとに判断基準が変わりやすくなります。

資格や経験年数だけでなく、

• 自院ではどのような働き方を大切にするのか
• どのような行動を期待するのか
• 過去にどのような行き違いがあったのか
• 現在長く働いているスタッフにどのような共通点があるのか

を整理すると、採用理由を持ちやすくなります。

採用基準については、クリニック採用で「自院に合う人」をどう考える？｜採用基準の整理方法で整理しています。

面接で何を確認しているか

採用基準が整理できても、面接で確認できなければ判断材料になりません。

面接では、応募者を一方的に評価するだけでなく、自院の仕事内容や期待する役割も伝え、双方の認識に違いがないか確認します。

面接については、お互いを確認する面接へ｜面接で何を確認し、何を伝えるかも参考にしてください。

内定後に止まっている場合

面接までは進むものの、内定辞退や入職前の辞退が続く場合は、採用決定後の確認も必要です。

• 勤務条件の認識は一致しているか
• 入職後に任せる役割を説明できているか
• 初日に誰が受け入れるのか
• 教育や相談の担当が決まっているか

採用決定後から入職までの受け入れについては、採用が決まったあと、入職までに整えておきたいことで整理します。

そもそも採用が必要なのかを確認する

応募が来ない状態が続くと、「何とか人を採らなければ」と考えやすくなります。

また、スタッフが退職したときも、これまでと同じ人数へ戻すために、すぐ補充採用を始めることがあります。

ただし、人が辞めたから採用する、忙しいから一人増やす、と自動的に決める必要はありません。

まず、現在どの業務に負担が生じているのかを確認します。

• 本当に人手そのものが不足しているのか
• 特定の時間帯だけ負担が集中しているのか
• 役割分担に偏りがないか
• 不要になった業務が残っていないか
• 業務の流れを変えられないか

人を増やす場合と、業務やシステムを変える場合を比べる

場合によっては、採用以外にも、業務の流れや役割分担を変えたり、システムやデジタルツールで負担を減らしたりする選択肢があります。

人を採用した場合には、人件費だけでなく、募集、面接、教育、勤務管理などの負担も生じます。

一方、システムを導入する場合にも、導入費用だけでなく、設定、スタッフへの説明、日々の運用などが必要です。

どちらが安いかだけではなく、費用、業務負担、院内で運用できるか、患者さんへの影響を含めて比較します。

医療DXについては、クリニックの医療DXは何から始める？｜導入前に整理したいこと【院長の経営相談Q&A】でも、導入前に確認したいことを整理しています。

まとめ｜応募が来ないときは、採用のどこで止まっているかを確認する

医療事務や受付の求人を出しても応募が来ないとき、すぐに給与、求人媒体、紹介会社を変える必要があるとは限りません。

まず、

1. 求人自体が見られているか
2. 見られているのに応募されていないのか
3. 仕事内容や勤務条件を判断できる情報になっているか
4. 応募後の採用基準や面接で止まっていないか
5. そもそも採用が必要なのか

を順番に確認します。

その結果、求人票を見直す場合もあれば、採用基準や面接を整理する場合、業務の流れやシステムを見直す場合もあります。

「応募が来ない」という結果だけを見るのではなく、どこで止まっているのかを分けることで、自院が次に確認すべきことを決めやすくなります。